Reuni Perak ITB93 berlangsung pada hari Sabtu, 28 Juli 2018, mulai pk. 06:00 -15:00 WIB dengan konsep zero waste. Panitia mempercayakan persiapan dan pelaksanaan teknis acara kepada event organizer (EO). Acara diselenggarakan di luar ruangan, berpusat di area Parkir Gedung PLN dan Taman TVST ITB. Diawali dengan lari keliling Kampus ITB sejauh 2,5 km, yang diikuti 93 alumni berserta keluarga pada pukul 06:00 WIB. Peserta lari disambut medali keren dan sarapan bubur ayam di garis finish 😆
Peserta lari punya cukup waktu untuk mandi dan dandan syantik, sebelum acara di panggung hiburan mulai pada pukul 09:00 WIB. Diperkirakan sekitar 700 orang alumni+keluarga hadir. Deretan tenda stand kuliner khas Bandung berdampingan dengan beberapa stand bazar hadir di sepanjang jalan yang memisahkan Gedung PLN dan Labtek VII. Minuman dan makanan disajikan prasmanan menemani peserta menikmati hiburang panggung hingga pukul 12:30 WIB.
Selepas panggung hiburan, sebagian peserta bergabung dalam acara networking di dalam Gedung TVST, sementara sisanya langsung lanjut acara di jurusan masing-masing. Peserta acara networking disuguhi jajanan pasar dalam tampah. Tepat pukul 15:00 WIB seluruh rangkaian Reuni Perak ITB93 usai sudah.
Peserta lari punya cukup waktu untuk mandi dan dandan syantik, sebelum acara di panggung hiburan mulai pada pukul 09:00 WIB. Diperkirakan sekitar 700 orang alumni+keluarga hadir. Deretan tenda stand kuliner khas Bandung berdampingan dengan beberapa stand bazar hadir di sepanjang jalan yang memisahkan Gedung PLN dan Labtek VII. Minuman dan makanan disajikan prasmanan menemani peserta menikmati hiburang panggung hingga pukul 12:30 WIB.
Selepas panggung hiburan, sebagian peserta bergabung dalam acara networking di dalam Gedung TVST, sementara sisanya langsung lanjut acara di jurusan masing-masing. Peserta acara networking disuguhi jajanan pasar dalam tampah. Tepat pukul 15:00 WIB seluruh rangkaian Reuni Perak ITB93 usai sudah.
Masuknya konsep zero waste
Ketika pendaftaran Reuni Perak ITB93 mulai dibuka, alumni Teknik Lingkungan mengusulkan kepada panitia agar acara reuni dirancang secara cermat supaya minim sampahnya aka zero waste, sebagaimana sudah dijalankan saat Reuni 20 tahun ITB93. Usulan tersebut dijelaskan lewat video berikut.
Zero waste dalam sebuah acara adalah upaya untuk MENGURANGI sampah (dengan mencegah munculnya sampah di acara), BUKAN sekedar aktivitas MEMILAH sampah setelah terjadi. Sehingga ide mengurangi sampah perlu diadopsi segera setelah panitia inti acara terbentuk (bukan baru dipikirkan menjelang akhir persiapan acara).
Alhamdulillah usulan disambut positif oleh Ketua Panitia. Alumni TL 93 pun tidak hanya sekedar usul, tapi juga siap mendukung untuk teknis di lapangan. Sebagai langkah awal diwujudkan dalam bentuk mengirim perwakilan sebagai panitia konsumsi, mengingat lazimnya konsumsi merupakan penyumbang utama sampah acara.
Dukungan penuh dari ketua panitia acara saja tidak cukup untuk membuat sebuah acara menjadi minim sampah, bila tidak didukung secara konkrit oleh panitia inti acara yang lainnya. Seluruh panitia perlu dipastikan sepaham tentang ZERO WASTE, karena tiap divisi perlu aktif dan memikirkan cara mengurangi sampah yang mungkin dihasilkan aktivitas divisinya.
EO sebagai ujung tombak pelaksana acara juga diberi pengarahan tentang konsep zero waste. Salah satu prioritas yang diminta ke EO adalah properti acara bebas styrofoam dan semaksimal mungkin bisa kembali dipakai. Syukurnya walaupun ini hal yang baru bagi EO, namun EO juga menyambut baik ajakan untuk zero waste setelah dijelaskan.
Strategi panitia untuk mengurangi sampah
Strategi yang dijalankan untuk mengurangi sampah Reuni Perak ITB93 berkembang sejalan dengan ketersediaan dana menjelang hari H. Perubahan utama pada cara penyajian makanan dan goody bag.
Berikut strategi yang direncanakan pada awalnya
*) Jus buah sebanyak 22 karton @1 L adalah sumbangan dari alumni. Awalnya diberikan dalam ukuran kecil dan sedotan. Akhirnya diganti dengan kemasan yang lebih besar.
Ada kebimbangan dalam panitia untuk menerapkan strategi di atas. Beberapa kekhawatiran yang muncul antara lain: Apakah Alumni berkenan bawa alat makan/minum sendiri? Nggak enak, masa udah bayar tapi disuruh bawa alat makan/minum sendiri? dan sejenisnya...
Sehingga ketika dana yang terkumpul menunjukkan tanda baik, maka strategi sedikit diubah dengan:
Berikut strategi yang direncanakan pada awalnya
- Menghimbau para alumni dan keluarga untuk partisipasi aktif mengurangi sampah dengan membawa botol/tumbler, piring/kotak makan, dan sendok sendiri dari rumah
- Menyediakan minuman dalam dispenser (5 dispenser air isi ulang dan 1 dispenser jus buah*)
- Menyediakan stand kuliner khas Bandung tanpa alat makan
- Menyediakan tempat cuci piring
- Mengajak pengisi bazar kuliner untuk tidak menggunakan wadah minum/makan sekali pakai. Alas daun diperbolehkan.
- Mengajak pengisi bazar kuliner dan produk untuk tidak menyediakan kantong plastik maupun kertas
- Memasang spanduk aturan yang berlaku di kawasan minim sampah dan memasang rambu pengingat di banyak titik.
- Menyediakan tempat sampah terpilah di 4 titik
- Menyebar 12 relawan edukator untuk mengajak peserta mengurangi dan memilah sampah
*) Jus buah sebanyak 22 karton @1 L adalah sumbangan dari alumni. Awalnya diberikan dalam ukuran kecil dan sedotan. Akhirnya diganti dengan kemasan yang lebih besar.
Ada kebimbangan dalam panitia untuk menerapkan strategi di atas. Beberapa kekhawatiran yang muncul antara lain: Apakah Alumni berkenan bawa alat makan/minum sendiri? Nggak enak, masa udah bayar tapi disuruh bawa alat makan/minum sendiri? dan sejenisnya...
Sehingga ketika dana yang terkumpul menunjukkan tanda baik, maka strategi sedikit diubah dengan:
- Menyediakan stand kuliner khas Bandung lengkap dengan alat makan piring, mangkok, sendok, garpu
- Memberikan goody bag berisi tumbler dan kotak makan.
- Mengadakan zero waste photo challenge berhadiah merchandise Adidas sumbangan Alumni TL untuk mendorong peserta membawa peralatan makan dan minum.
Materi komunikasi
E-flyer yang disebarkan ke peserta sebelum acara
Merekrut relawan zero waste
Setelah usaha maksimal mencegah sampah, tetap dilakukan antisipasi untuk sampah yang tidak bisa dihindarkan. Untuk itu dipersiapkan tempat sampah terpilah di acara. Agar sampah/sisa yang masih bisa diolah dapat bermanfaat dan tidak diangkut ke TPA. Untuk mengarahkan peserta saat acara supaya mengurangi sampah dan juga memilah, perlu dilakukan PEMANTAUAN. Walaupun ada tempat sampah terpilah, tapi tidak dijaga, dari pengalaman isinya bakal campur aduk. Untuk itu perlu ada teman-teman sebagai RELAWAN ZERO WASTE, yang bertugas mengedukasi peserta agar bersikap mengurangi sampah dan juga memandu yg akan buang sampah. Dari 12 relawan yang direkrut, 10 mahasiswa/i jurusan TL dan 2 mahasiswi SR. |
Hari yang ditunggu
Peserta reuni yang mendukung zero waste
Peserta reuni merespon dengan sangat baik ajakan untuk mengurangi sampah. Ada yang datang sudah siap membawa botol minum/tumbler sendiri. Banyak pula yang langsung memanfaatkan tumbler yang ada dalam goody bag.
Sayangnya di luar dugaan tumbler yang disiapkan EO dikemas dengan plastik dan kardus. Alhasil sebagian besar isi kotak sampah daur ulang dari acara ini adalah plastik dan kardus pembungkus tumbler. Peserta reuni juga sangat kooperatif mengikuti himbauan sambil dipandu relawan untuk membersihkan sisa makanan dari piring ke tempat sampah terpilah yang disediakan. Kemudian dan menyusun piring dengan rapi. Beberapa ember untuk mengumpulkan alat makan kotor ternyata diposisikan oleh pihak catering di area acara. Akibatnya beberapa peserta meletakkan piring di ember tersebut tanpa membersihkan lebih dahulu sisa makanan. Bahkan terlihat beberapa sampah selain sisa makanan ada di dalamnya. Ini menjadi kebocoran yang tak terduga karena sampah tsb menjadi tidak terhitung di akhir acara. |
Padahal sebelum acara koordinator catering dari pihak EO sudah diarahkan untuk tidak meletakkan ember pengumpul alat makan kotor dan tidak menggambil piring kotor langsung dari peserta. Pihak catering diminta aktif mengangkut piring kotor dari meja tempat mengumpulkan alat makan kotor. Hal ini dilakukan sebagai bagian kampanye zero waste dalam bentuk experiential learning bagi peserta. Namun tampaknya arahan tsb ternyata tidak tersampaikan oleh koordinator ke para petugas lapangan catering.
Panggung acara hiburan sumber sampah
Panggung besar ternyata juga menjadi sumber sampah yang tidak terantisipasi. Sampah sisa pekerja yang lembur memasang panggung tampak berceceran di area depan panggung. Tampak jelas ketika para peserta tengah pemanasan di pagi hari untuk acara lari bersama. Pihak EO tidak mampu melakukan apapun untuk membersihkannya.
Syukurnya sekitar pukul 7:30 WIB ada petugas kebersihan ITB membersihkan area. Sehingga bisa bersih sebelum lebih banyak peserta reuni hadir untuk acara puncak. Dalam sebuah acara zero waste, area acara bersih dari sampah berceceran di awal acara adalah prasyarat. Karena sepanjang acara peserta akan diminta untuk menjaga agar area acara bersih seperti ketika acara dimulai.
Persoalan sampah dari panggung juga kembali terulang ketika proses bongkar panggung. Sehari setelah acara panitia menerima keluhan dari Pengelola Fasilitas ITB karena di area bekas acara banyak sampah tersisa. Hal ini tentu sungguh mengagetkan, karena panitia sudah memastikan tempat acara bersih ketika ditinggalkan, sesuai kriteria acara zero waste. Sisa dan sampah acara disalurkan ke pihak yang akan mengelola lebih lanjut.
Ternyata terjadi miskomunikasi antara pihak EO dengan pihak yang dititipkan untuk membersihkan area bekas panggung ketika selesai bongkaran. Terlepas dari miskomunikasi tersebut, pengalaman ini menjadi catatan khusus ketika merancang konsep zero waste bagi acara yang ada panggung dalam ukuran besar.
Syukurnya sekitar pukul 7:30 WIB ada petugas kebersihan ITB membersihkan area. Sehingga bisa bersih sebelum lebih banyak peserta reuni hadir untuk acara puncak. Dalam sebuah acara zero waste, area acara bersih dari sampah berceceran di awal acara adalah prasyarat. Karena sepanjang acara peserta akan diminta untuk menjaga agar area acara bersih seperti ketika acara dimulai.
Persoalan sampah dari panggung juga kembali terulang ketika proses bongkar panggung. Sehari setelah acara panitia menerima keluhan dari Pengelola Fasilitas ITB karena di area bekas acara banyak sampah tersisa. Hal ini tentu sungguh mengagetkan, karena panitia sudah memastikan tempat acara bersih ketika ditinggalkan, sesuai kriteria acara zero waste. Sisa dan sampah acara disalurkan ke pihak yang akan mengelola lebih lanjut.
Ternyata terjadi miskomunikasi antara pihak EO dengan pihak yang dititipkan untuk membersihkan area bekas panggung ketika selesai bongkaran. Terlepas dari miskomunikasi tersebut, pengalaman ini menjadi catatan khusus ketika merancang konsep zero waste bagi acara yang ada panggung dalam ukuran besar.
Pemenang #zerowasteITB93 photo challenge
Berapa sisa dan sampah yang dihasilkan?
Total sisa dan sampah 47 kg Jumlah alumni + keluarga 700 orang 30% sisa daur ulang dan 64% sisa kompos Artinya hanya 6% sampah yang dibuang ke TPA Rata-rata jumlah sampah yang dibuang ke TPA 0,004 kg per orang Bila diasumsikan kebocoran sampah karena miskomunikasi catering mencapai 15 kg*, maka total sisa dan sampah bisa jadi sebanyak 62 kg. Jumlah ini tetap lebih sedikit daripada sampah reuni 5 tahun lalu yang totalnya sebanyak 89 kg. *Asumsi sebesar 50% dari total sampah organik |
TPA 3 kg 1 kantong | DAUR ULANG TETRAPAK 7 kg 1 kantong | DAUR ULANG CAMPURAN 7kg 1 kantong | KOMPOS 30 kg 3 kantong |
Kantong sampah ukuran XL (90x 100 cm)
Pengelolaan sisa dan sampah acara
- Sisa daur ulang campuran (berisi kardus dan plastik bungkus tumbler serta botol minuman sekali pakai), sisa untuk kompos, dan sampah TPA diserahkan ke pengelola sampah ITB langsung usai acara.
- Kemasan tetrapak dibawa ke Jakarta untuk didaur ulang. Telah diserahkan ke pengumpul (Armada Kemasan) pada tanggal 26/9/18.
Para relawan zero waste dan sampah yang dihasilkan
Terima kasih dan catatan penutup
Alumni TL 93 mengucapkan terima kasih kepada panitia reuni atas sambutannya terhadap konsep zero waste dan serta dukungannya sehingga bisa dijalankan. Terima kasih juga untuk para relawan yang telah membantu edukasi peserta reuni sepanjang acara.
Apresiasi setinggi-tingginya untuk seluruh peserta reuni yang sudah turut mengurangi sampah acara dengan bawa perlengkapan makan dan minum. Serta antusiasmenya mengikuti arahan relawan zero waste sepanjang acara, sehingga sisa dan sampah acara bisa minimal. Semoga pengalaman zero waste di acara reuni terbawa jadi kebiasaan sehari-hari 😎
Terima kasih juga kepada EO yang sudah mengakomodasi konsep zero waste, walaupun dalam pelaksanaannya sungguh masih banyak PR yang perlu diperbaiki. The devil is in the details.
EO mendaftarkan acara reuni ini ke Original Rekor Indonesia sehingga mendapatkan beberapa penghargaan, dua di antaranya terkait zero waste, yakni:
Apresiasi setinggi-tingginya untuk seluruh peserta reuni yang sudah turut mengurangi sampah acara dengan bawa perlengkapan makan dan minum. Serta antusiasmenya mengikuti arahan relawan zero waste sepanjang acara, sehingga sisa dan sampah acara bisa minimal. Semoga pengalaman zero waste di acara reuni terbawa jadi kebiasaan sehari-hari 😎
Terima kasih juga kepada EO yang sudah mengakomodasi konsep zero waste, walaupun dalam pelaksanaannya sungguh masih banyak PR yang perlu diperbaiki. The devil is in the details.
EO mendaftarkan acara reuni ini ke Original Rekor Indonesia sehingga mendapatkan beberapa penghargaan, dua di antaranya terkait zero waste, yakni:
- Reuni dengan konsep zero waste
- Event organizer yang mengakomodasi reuni dengan konsep zero waste
Dapat dipastikan ini bukan reuni pertama dengan konsep zero waste, setidaknya lima tahun lalu sudah pernah ada. Selain itu terlalu dini untuk memberikan penghargaan kepada EO, mengingat masih banyak sampah yang belum terantisipasi oleh EO. Bila dilihat dari 7 kiat bikin acara zero waste, maka untuk acara reuni ini kelemahan masih terjadi di No. 2. Semoga kritikan ini justru menjadi penyemangat bagi EO untuk kembali mencoba membuat acara dengan konsep zero waste. Bagi sebuah acara dengan konsep zero waste, kebahagiaan terbesar adalah ketika sisa dan sampah acara bisa seminimal mungkin. Penghargaan yang hakiki adalah ketika pemilik tempat mengapresiasi bahwa tempat acara ditinggalkan dalam keadaan bersih. | 7 KIAT BIKIN ACARA ZERO WASTE
|
Kontributor: SS